IMAP, POP3, y Exchange, ¿Qué es y cuál usar? | Genuino Cloud

Todos los servicios de correo electrónico (Gmail, Outlook, Genuino Cloud), utilizan protocolos como IMAP, POP3 y Exchange para que el intercambio de correos electrónicos entre usuarios sea exitoso. Se trata de un conjunto de normas y estándares que rigen la interacción y el intercambio de información a través de los servidores de correo.

Hoy en día, la mayoría de las empresas cuentan ya con un dominio de internet, así como con cuentas de correo electrónico corporativo, es decir, correos  como: tunombre@tuempresa.com.

Sin embargo, la configuración no se queda sólo en el nombre del usuario ni del dominio, sino también en el tipo de protocolo que el correo debe tener. ¿A qué se refiere esto? lo revisaremos a continuación.

Es importante conocer las ventajas que estos protocolos proporcionan ya que, si el correo es una herramienta que utilizas con mucha frecuencia, ésta marcará la diferencia en tu productividad. 

1. POP3: ¿Qué es?, ventajas y desventajas.
2. IMAP:¿Qué es?, ventajas y desventajas.
3. Exchange: ¿Qué es?, ventajas y desventajas. 

1.- POP3

1. POP3 ¿Qué es?

POP3, hacer referencia a la versión actual del Protocolo POP3(Post Office Protocol). Desde POP3 se crean copias locales (en tu equipo o dispositivo) de los mensajes de correo electrónico y se eliminan los originales desde el servidor. ¿Qué significa esto?

Permite configurar un solo “cliente de correo o aplicación” (Gmail, Outlook, Thunderbird) en el buzón. permitiendo el acceso posterior a los mensajes de correo disponibles en el servidor mediante correo electrónico. 

Por ejemplo, si configuras tu correo con el protocolo POP3, cuando consultes en Outlook si tienes un correo nuevo, lo que hará será preguntarle al servidor ¿hay algún nuevo correo? si lo hay, lo descargará y lo borrará del servidor.

Al acceder con otro programa de correo, aplicación webmail, no tendrás ahí esos mensajes ya que fueron eliminados.

Es posible configurar una opción para no eliminar los mensajes del servidor, pero no es recomendable ya que te llegan correos electrónicos con archivos adjuntos de gran tamaño, el cliente de correo los descargará cada vez que los quieras ver, consumiendo ancho de banda, para luego no borrarlos.

Si quieres leer tus correos desde varios dispositivos y tenerlos siempre accesibles, te recomendamos utilizar otro tipo de protocolo.

Ventajas

La ventaja de este protocolo es que no importa el tamaño de nuestro buzón, ya que se almacena de manera local y ya no deberás contratar espacio adicional. 

En el caso de las empresas que buscan controlar la visualización de los correos electrónicos corporativos que reciben sus colaboradores, POP3 es muy conveniente, ya que si un colaborador abre su correo en otro dispositivo, ajeno al de la empresa, no podrá ver los correos que haya recibido anteriormente. 

Desventajas

Puede ser el caso del smartphone y la computadora, donde se encuentran con mensajes que ya fueron leídos en el teléfono  y que pueden estar marcados como no leídos en la computadora. Al final esto termina siendo un dolor de cabeza debido a la confusión que puede provocar.

En este protocolo no se sincronizan las carpetas, de modo que si enviamos un mensaje desde la computadora, no aparecerá en la carpeta de enviados del teléfono y viceversa.

De igual manera los contactos y calendarios tampoco se sincronizan, si tu empresa se maneja por eventualidades con una agenda organizada a través del correo electrónico esto podría afectar totalmente. Por ese motivo, su uso está muy extendido entre los servicios de alojamiento web y en el ámbito de pequeñas empresas con servidores de correo propios.

2.- IMAP

¿Qué es IMAP?

Es el acrónimo de Internet Message Access Protocol y, a diferencia del POP3, permite sincronizar carpetas de correo alojadas en el servidor con varios dispositivos, manteniendo los correos en el servidor.

Lo mejor de este protocolo es que, si utilizamos varios dispositivos a la vez, una vez que hemos leído un correo electrónico queda marcado como leído en el servidor y al abrirlo desde otro equipo diferente, también veremos que se ha abierto dicho mensaje.

Ventajas

Cuando cambies de teléfono o cliente de correo, al configurar tu cuenta, la encontrarás exactamente como estaba.

Si usas varios dispositivos, tendrás todo sincronizado. Si borras un correo que no te interesa, ya no tendrás que volver a leerlo y borrarlo en la computadora.

Desventajas

El lado negativo del protocolo IMAP, es que no elimina los correos del servidor hasta que el usuario lo hace por su propia cuenta, así que va ocupando más y más espacio hasta que llega al límite asignado por el servidor y se bloquea el envío y recepción de correo.

Además IMAP y POP3 no sincronizan calendario ni contactos, esto originará un problema de organización de tus eventos y contactos.

Entonces, ¿Hasta este punto qué es mejor?

IMAP es mejor ya que es un protocolo de correo más actual que POP3.

3.- Exchange

¿Qué es Exchange?

Exchange es la versión empresarial de IMAP. Fue desarrollada por Microsoft como una versión ampliada, con el fin de mejorar la conectividad de las aplicaciones como las sincronizaciones de correo, calendario y contactos. 

Ventajas

Los correos tipo Exchange, además de sincronizar el correo, también permite sincronizar  tus contactos y calendarios.

Para usar el protocolo Exchange, tanto en servidores como en clientes deben ser compatibles con el protocolo Exchange ActiveSync.

Este te permite sincronizar toda la información, mostrando los correos, contactos, calendarios y todo lo que necesites.

Desventajas

Tal vez el precio sea más elevado que los anteriores pero este costo se puede ver reflejado por todas las características que lleva haciendo que este tipo de protocolo sea el más eficiente.

Conclusión

Entonces ¿Cuál de estos debo elegir?

Depende de tus necesidades como usuario. Aquí algunos ejemplos:

• Cuando tienes tu correo electrónico en varios dispositivos, es mejor  configurar los clientes de correo electrónico con el protocolo IMAP.
• En caso de usar Webmail y deseas que tu teléfono o iPad se puedan sincronizar con el webmail, utiliza IMAP.
• De usar un cliente de correo electrónico en una máquina especial (por ejemplo, desde la oficina), puedes usar POP3.
• Si guardas todos tus correos electrónicos, usa POP3 para no quedarse sin espacio en el servidor de correo electrónico remoto.
• Al utilizar Hotmail y requerir sincronización de correo electrónico, utiliza la configuración  IMAP.
• Utilizando una cuenta Exchange que es un correo electrónico empresarial, puedes sincronizar contactos, calendarios y entre otros.

Si tienes alguna duda tus comentarios siempre serán bienvenidos, no dudes en contactarnos. De igual forma te invitamos a probar nuestros servicios de correo electrónico corporativo, contamos con un mes gratis de prueba para cuentas IMAP y POP3 con correos de 10 y 25 Gb.